Zarządzanie dostawcami poprzez relacje na przykładzie modelu kooperacyjnego

Tematyka zarządzania dostawcami w ujęciu kupieckim jest bardzo szeroka i obejmuje wiele aspektów działalności biznesowej. Różnice w podejściu do tej kwestii widoczne są już na etapie różnic branżowych. Wiele obszarów możliwości i ograniczeń warunkowana jest formą działalności i standardami organizacji, w której pracuje kupiec. Często różnice te mają bezpośrednie przeniesienie na strategie wobec dostawców, na ich klasyfikację, kryteria doboru i okresowej oceny, czy w końcu spektrum możliwych relacji, jakie kupiec może, bądź chce zbudować kontrahentem. Okazuje się, że kształtując długofalową strategię wobec dostawcy należy oprócz uwzględnienia czynników ekonomicznych skupić swoją uwagę na modelu relacji, jaki chcemy tworzyć na poszczególnych etapach współpracy.

Doświadczenie wielu praktyków wskazuje, że jeśli tylko mamy możliwość wspartą ekonomicznym celem to powinniśmy sygnalizować chęć stworzenia relacji kooperacyjnej (model relacyjny). Szczególnie w przypadku, jeśli nasze kontakty handlowe nie ograniczają się do działań transakcyjnych czy czysto przetargowych. Oczywiście przyjęcie modelu kooperacyjnego musi być poprzedzone analizą naszego potencjalnego zaszeregowania w kategoryzacji klientów przyjętej przez dostawcę, gdyż trudno mówić o zasadności wspierania modelu kooperacyjnego, jeśli nasz kontrahent pozycjonuje nas, jako klienta "do wykorzystania", czy też, jako klienta "uciążliwego". Jeśli natomiast powyższą ewentualność jesteśmy w stanie wykluczyć, bądź wszystkie sygnały wskazują na to, że dostawca nie przyjął wobec nas klarownej strategii, a dodatkowo model kooperacyjny jest w naszym interesie, to powinniśmy być stroną czynnie wpływającą na relacyjny charakter współpracy.

Pamiętać należy, że przyjęcie modelu kooperacyjnego niesie ze sobą sporo zagrożeń, zwłaszcza, jeśli kupiec nie ma odpowiednio rozwiniętej asertywności i cechuje się naturalnym miękkim stylem negocjacyjny. Ważne jest, aby model relacyjny był elementem strategii a nie powtarzalnym wzorcem postępowania wobec niemal każdego dostawcy.

Przyjmując model kooperacyjny naturalne wydaje się przyjęcie miękkiego stylu negocjacyjnego, jednak wskazane jest włączenie w swoją strategię zasad rzeczowego stylu negocjacyjnego i ciągłe odwoływanie się do posiadanej BATNA. Wplecenie powyższych czynników pozwala uniknąć nadawania relacji większej wartości i korzyści niż te, które realnie otrzymujemy bądź możemy otrzymać.

Chcąc kształtować kooperacyjny model współpracy powinniśmy pamiętać o kilku uniwersalnych, podstawowych zasadach:

• Bądź otwarty na kontakt. Unikaj blokowania terminów spotkań.
• Zapewnij sobie łatwy, bezpośredni kontakt z dostawcą.
• Odwiedzaj dostawcę, aby lepiej zrozumieć możliwości i ograniczenia jego firmy.
• Wymieniaj z dostawcą informacje o polityce rozwoju waszych firm, aby wspólnie szukać nowych obszarów współpracy.
• Inicjuj transfer wiedzy i informacji pomiędzy waszymi firmami.
• Wspólne cele i zadania określaj podając nieprzekraczalne terminy realizacji. Stosuj się to zdeklarowanych terminów.
• Dopilnuj, aby Twoja firma nie przekraczała ustalonych terminów płatności.
• Bądź stroną kreatywnie poszukującą nowych, korzystnych rozwiązań usprawniających współpracę.
• Unikaj częstych renegocjacji warunków handlowych w trakcie trwania umowy.
• Pamiętaj, aby stale monitorować rynek w celu poszerzania opcji i możliwości zapewniających zabezpieczenie dla Twojej działalności biznesowej.

Zarządzanie dostawcą poprzez model relacji jest podstawowym narzędziem każdego kupca. Ważne jest, aby posiąść umiejętność elastycznego kreowania relacji odcinając się od liniowego traktowania wszystkich kontrahentów. Dobór relacji jest elementem strategii. Pomijając ten obszar często ograniczamy własne możliwości i redukujemy naszą skuteczność w osiąganiu celów.