ZARZĄDZANIE CZASEM DLA MANAGERÓW

O szkoleniu

Zarządzanie czasem to zarządzanie sobą. Jeżeli okazuje się, że masz 100 zadań, nie wiesz za co się zabrać, wszystko wykonujesz w pośpiechu lub po godzinach to nie zawsze oznacza, że jest to wina organizacji, innych czy tego, że masz za dużo zadań. Często jest to właśnie kwestia zarządzania sobą w czasie, umiejętności planowania i wyznaczania priorytetów. Dziś zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy należy skoncentrować się na robieniu właściwych rzeczy.

Efektywne zarządzanie czasem to dodatkowo robienie rzeczy we właściwej kolejności. Na czas nie mamy wpływu, mamy natomiast wpływ i możemy wybierać to, co i jak będziemy robić w danym czasie.

"Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi przede wszystkim o to, aby robić właściwe rzeczy".

Peter Drucker

Jeżeli chcemy efektywnie zarządzać naszym czasem i mieć jego zasoby na własny rozwój zawodowy:

• musimy pamiętać, że kluczem do sukcesu w budowaniu własnej efektywności jest zmiana nawyków i przyjęcie proaktywnej postawy w zarządzaniu celami, priorytetami i planowanymi zadaniami,
• nie możemy lekceważyć znaczenia prawidłowego formułowania celów,
• musimy pamiętać o pobocznych obszarach życia, które mają znaczący wpływ na efektywność osobistą oraz realizację celów,
• opanować i korzystać z zestawu skutecznych metod oraz zasad efektywnego planowania pracy,
• umiejętnie wykorzystywać znajomość zasad służących priorytetyzacji celów oraz zadań.

"Większość ludzi wie, jak zabić czas, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić."

Albert Einstein

Cele szkolenia

Podczas szkolenia z zarządzania czasem:

• zdiagnozujesz styl zarządzania sobą w czasie,
• dowiesz się jakie twoje zachowania są odpowiedzialne za ten styl,
• zidentyfikujesz swoje złe nawyki i wypracujesz nowe, bardziej efektywne,
• odzyskasz kontrolę nad swoim czasem za pomocą skutecznych technik i metod,
• dowiesz się, kiedy od siebie wymagać więcej i efektywniej, a kiedy mniej, bo nieskutecznie,
• nauczysz się wyznaczać skutecznie cele, które są istotne a nie pozorne,
• priorytety i plany staną się twoim procesem automatycznym,
• staniesz się osobą decyzyjną i radzącą sobie ze stresem przy nagromadzeniu obowiązków.

Program szkolenia

1. ZARZĄDZANIE CZASEM WŁASNYM - ROLA I ZNACZENIE

• Zarządzanie sobą w czasie jako główne założenie lepszego zorganizowania
• Czas jako osobisty kapitał każdego z nas
• Korzyści z lepszej organizacji
• Co kryje się pod pojęciem pozytywnego myślenia?
• Jaki jest wpływ mechanizmów pozytywnego myślenia na stan emocjonalny osoby, motywację oraz umiejętność realizacji celów?
• Jakie znaczenie ma pozytywnie sformułowany cel, czyli jak to się dzieje, że pewne cele realizujemy a inne nie?

2. AUTOANALIZA

• Analiza własnego stylu zarządzania sobą w czasie
• SWOT
• Indywidualny styl zarządzania sobą w czasie
• Diagnozowanie alokacji czasu na przykładzie własnej sytuacji życiowej
• Analiza kryteriów wpływających na zarządzanie sobą w czasie

3. STYLE ZARZĄDZANIA CZASEM

• Różne style pracy, efektywności i możliwości koncentracji człowieka
• Zarządzanie czasem a typy pracowników
• Refleksja nad czasem w trzech wymiarach

4. BARIERY EFEKTYWNEGO WYKORZYSTANIA CZASU

• Analiza obecnego stylu pracy
• Mity dotyczące zarządzania czasem oraz ich wpływ na nasze działania
• Identyfikacja pożeraczy czasu oraz walka z nimi
• Nawyki tracenia czasu i metody zapanowania nad nimi
• Zarządzanie czasem a zarządzanie sobą
• Nawyki i ich podatność na zmiany
• Kryteria efektywności działania

5. WYZNACZANIE CELÓW

• Zasady ułatwiające formułowanie celów
• Wybranie i doprecyzowanie najistotniejszego celu

- Cele długo- i krótkoterminowe
- Kryteria właściwie zdefiniowanego celu (np. metoda SMART)
- Analiza SWOT narzędziem pomocnym w definiowaniu celów
- Cele danej grupy zawodowej
- dobrze sformułowany cel
- Cele i szczegółowe podcele
- Motywacja ukryta w celu
- Techniki ułatwiające realizację celu

6. USTALANIE PRIORYTETÓW

• Zasady pomagające w ustalaniu ważności zadań i maksymalizacji wydajności
• Techniki pomocne przy nadawaniu zadaniom priorytetów
• Struktura wykorzystania czasu i waga zadań

7. PLANOWANIE - JEGO ISTOTA W EFEKTYWNYM ZARZĄDZANIU SOBĄ W CZASIE

• Skuteczność a efektywność w działaniu - różnice
• Analiza własnej aktywności w ciągu dnia
• Krzywa wydajności i koncentracji - sposób optymalnego wykorzystania czasu przeznaczonego na pracę i regenerację sił
• Krzywa zakłóceń
• Moje plany a plany zespołu / działu / firmy
• Reguły związane z proaktywnym zarządzaniem sobą
• Gospodarowanie czasem, czyli eliminowanie tzw. złodziei czasu
• Zarządzanie czasem a organizacja przestrzeni

8. ZASADY PLANOWANIA

• Tworzenie harmonogramu działań
• Techniki skutecznego planowania
• Ocena wykorzystania czasu i narzędzia wspierające efektywne planowanie
• Błędy w planowaniu
• Opracowanie osobistego planu działań

9. TECHNIKI I METODY ZARZĄDZANIA CZASEM

• System planowania czasu 60/40
• Zasada Pareto
• Analiza ABC
• Metoda ALPEN
• Pomoce w planowaniu - sposoby organizacji pracy
• Odzyskanie kontroli nad swoim czasem - planowanie działań
• Sprawna organizacja dnia pracy - wskazówki praktyczne
• Plan dnia - technika ALPEN
• Rytm aktywności - krzywa zakłóceń i efekt piły
• Zalety planowania działań

10. USTALANIE PRIORYTETÓW A WŁAŚCIWE PODEJMOWANIE DECYZJI

• Metody ustalania priorytetów
• Matryca zarządzania czasem jako sposób i możliwość delegowania zadań pracownikom
• Zadania ważne i pilne - które z nich są najważniejsze - zasada Eisenhowera
• Wyciąganie konsekwencji z braku realizacji zadań
• Analiza zadań pod kątem priorytetów
• Umiejętność stawiania priorytetów - ważność a pilność zadań
• Ustalanie priorytetów - zasada Pareto
• Ustalanie priorytetów - model Eisenhowera

11. PODEJMOWANIE DECYZJI

• Identyfikacja trudności w podejmowaniu decyzji
• Techniki ułatwiające efektywne podejmowanie decyzji i załatwianie spraw do końca
• Przeciwdziałanie postawom utrudniającym realizację zadań i podejmowanie decyzji
• Motywowanie działań i przygotowywanie zabezpieczeń do zastosowania od zaraz

12. RADZENIE SOBIE ZE STRESEM

• Przyczyny i objawy stresu
• Techniki antystresowe

13. CO POTEM? PROCES ZMIANY OSOBISTEJ

• Syntetyczne podsumowanie treści szkolenia
• Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce
• Plan zmiany osobistej

Szkolenie "ZARZĄDZANIE CZASEM DLA MANAGERÓW" poprowadzi