Poskromić czas, ... czyli innowacyjne techniki zarządzania czasem dla managerów


Zarządzanie czasem jest jedną z kluczowych umiejętności, które decydują o sukcesie lub porażce na stanowisku managera. Przy czym w przypadku managerów mam tu na myśli dwa aspekty: podejmowanie właściwych decyzji we właściwym czasie oraz wykonywanie właściwych działań we właściwym czasie. Są to w moim przekonaniu kluczowe składniki efektywnego zarządzania.

Równocześnie, jako trener wewnętrzny i manager miałam okazję wielokrotnie obserwować, jak bardzo niezorganizowane potrafią być osoby na stanowiskach managerskich. Co gorsza, nawet, jeżeli uświadamiają sobie problem, często jedyną reakcją jest narzekanie "na czynniki niezależne i zewnętrzne" lub też odkładanie rozwiązania tego problemu "na później" z powodu ... braku czasu!

Jakie są konsekwencje dla managera, który ma problem z zarządzaniem czasem?

  • Po pierwsze, są to koszty natury osobistej, takie jak chroniczne poczucie przepracowania i przytłoczenia, praca w nadgodzinach i robienie wszystkiego na ostatnią chwilę. Wysokim kosztem jest także utrata zaufania do siebie i swojej skuteczności, które objawia się odczuwaniem stanu napięcia i myślami "czy na pewno o czymś nie zapomniałam?", "Czy wszystko załatwiłem?". Wielu managerów, z którymi pracuję w czasie szkoleń, opowiada o sytuacjach, w których zdarza im się oskarżać siebie o brak skuteczności, bałaganiarstwo czy brak organizacji przy równoczesnym braku pomysłu na rozwiązanie problemu. Frustracja narasta.
  • Po drugie, niewłaściwe zarządzanie czasem niesie koszty dla współpracowników i organizacji, które niestety przewyższają te pierwsze. Praca z niezorganizowanym managerem przypomina ciągły rollercoster: decyzje z poniedziałku w piątek są już nie aktualne, polecenia służbowe wydawane w przeciągu kilku dni nawzajem się wykluczają, kurs działania ciągle się zmienia i nie wiadomo, jak długo będzie aktualny. Przykładowo, nowe zasady odnośnie, co tygodniowych zebrań z pracownikami obowiązują przez dwa tygodnie, po czym są porzucane na rzecz kolejnego pomysłu. Zadania i projekty wykonywane są na ostatnią chwilę, kosztem ogromnego stresu, konfliktów i chaosu komunikacyjnego w zespole. Dla pracowników oznacza to dwie rzeczy: brak poczucia bezpieczeństwa oraz niski autorytet przełożonego, wynikający z widocznych gołym okiem braków kompetencji. Zła organizacja pracy jest bezlitośnie widoczna dla pracowników. Z perspektywy managera natomiast taki styl pracy bywa często mylony z "elastycznością" i "dynamiką" działania "na gorąco".

Proszę sobie wyobrazić, że taki niezorganizowany może manager stać na szczycie organizacji, zarządzając powiedzmy grupą trzystu pracowników. Z tej perspektywy jedna osoba, mająca trudności z zarządzaniem czasem, tworzy pełne napięć, stresu i niepotrzebnych strat środowisko pracy dla wszystkich trzystu osób, ponieważ "przykład idzie z góry". Styl zarządzania szefa przenosi się na podwładnych.

Wpływ na tą sytuację mają dwa czynniki. Po pierwsze, problem z zarządzaniem czasem i organizacją pracy tkwi w nawykach utrwalanych przez lata, a więc zmiana wymaga podjęcia sporego wysiłku. Drugą kwestią jest brak wiedzy oraz stosowanie narzędzi niedopasowanych do potrzeb i wyzwań managera w XXI wieku.
Popularne metody zarządzania czasem, takie jak macierz Eisenhowera, metoda ALPEN, czy priorytety ABC, zostały opracowane w czasach, kiedy nie było Internetu, setek maili, telefonów komórkowych czy synchronizowanych tabletów, smartfonów i laptopów. Informacja nie płynęła z prędkością światła tak, jak teraz. Stąd też metody te, same w sobie oczywiście skuteczne, nie są w stanie wytrzymać konfrontacji z wyzwaniami, przed jakimi stoją managerowie. I dlatego właśnie warto uczyć się metod, które powstały w ciągu ostatnich dziesięciu lat, ponieważ to one stanowią odpowiedź na wyzwania dzisiejszego środowiska pracy.

I tak tym, czym w latach 90-tych było "7 nawyków skutecznego działania" Stephena Covey-a, dekadę później było Getting Things Done Davida Allena, nazywane "podręcznikiem efektywności" XXI wieku.

GTD, czyli innowacyjne techniki zarządzania czasem

GTD ze swoim systemowym podejściem do zarządzania czasem pozwala utrzymać wysoką efektywność przy równoczesnym stanie relaksu. Pomimo wysokiej skuteczności wadą GTD jest rozbudowany i sprawiający trudność w codziennym wdrożeniu system. Dlatego też GTD zapoczątkowało pewien nurt zarządzania czasem, który znalazł swojego kontynuatora w formie metody Zen To Done Leo Babauty, zawierającego esencję GTD, jednak podaną w łatwej do wdrożenia formie. Dzięki Zen To Done osobista efektywność staje się możliwa do osiągnięcia dzięki dziesięciu nawykom skutecznego działania, wspartego zaufanymi narzędziami. Do tego rewolucyjna metoda tworzenia list "do zrobienia" zwana Do It Tommorow, czyli Get Everything Done, ze świeżym podejściem do zarządzania zadaniami i przyjazną aplikacją o tej samej nazwie. Metoda Marka Forstera umożliwia codzienne wykonywanie każdej rzeczy z listy "do zrobienia" i raz na zawsze rozwiązuje problem w stylu "znowu nie zrobiłem wszystkiego, co na dziś zaplanowałem".

W czasie szkolenia z zarządzania czasem dla managerów, których sednem jest uczenie jak podejmować właściwe decyzje i wykonywać działania we właściwym czasie, bazuję między innymi na dwóch wspomnianych metodach. Dzięki temu managerowie uczestniczący w szkoleniu nie tylko odzyskują poczucie kontroli sytuacji oraz reorganizują codzienne działania, ale również odzyskują poczucie spokoju i relaksu. Motywacja i energia do działania są już tylko miłym dodatkiem.

Autor:

Izabela Krejca - Pawski

Szkoliliśmy

Polecane

Szkolenia
AUTOPREZENTACJA. Trening zarządzania pierwszym wrażeniem i efektem halo
Autoprezentacja, to Twoja kluczowa kompetencja. Dlaczego? To proste, nigdy nie będziesz mieć drugiej szansy, żeby zrobić dobre pierwsze wraż...

Czytaj więcej

ZARZĄDZANIE CZASEM DLA MANAGERÓW
Zarządzanie czasem to zarządzanie sobą. Jeżeli okazuje się, że masz 100 zadań, nie wiesz za co się zabrać, wszystko wykonujesz w pośpiechu l...

Czytaj więcej

Informacja zwrotna (feedback) w zarządzaniu zespołami
Informacja zwrotna (feedback) jednym z najważniejszych narzędzi managerskich wykorzystywanych w zarządzaniu zespołem pracowniczym. Trudno wy...

Czytaj więcej

ROZWIĄZYWANIE KONFLIKTÓW. Zarządzanie konfliktem i trudne sytuacje w zespole
Konflikty mają swoje dobre strony, jeśli potrafimy je wykorzystać do efektywnego działania i rozwiązywania problemów. Narzędzie do ro...

Czytaj więcej

TRENING ANTYSTRESOWY I ZARZĄDZANIE STRESEM
Trening antystresowy i zarządzanie stresem to propozycja szkolenia (treningu) przeznaczonego dla wszystkich, którzy są świadomi wpływ...

Czytaj więcej

TRENING ASERTYWNOŚCI
Trening asertywności polecamy wszystkim osobom, które chcą nabyć lub doskonalić umiejętności związane bezpośrednio z zachowaniami ase...

Czytaj więcej

Trenerzy
Aneta Ropek
Trener praktyk sprzedaży. Coach. Manager handlowy z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym związanym ze sprzedażą. Ekspert w zakresie zar...

Czytaj więcej

Anna Ritter
Trener praktyk, z wykształcenia psycholog społeczny ze specjalizacją psychologia biznesu. Ekspert z ponad 15 letnim doświadczeniem managersk...

Czytaj więcej

Beata J. Grabiańska
Trener praktyk biznesu. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży i obsługi klienta. Karierę zawodową rozpoczęła w 1994 roku, jako prezente...

Czytaj więcej

Paweł Wojciechowski
Trener - Praktyk. Menedżer wyższego szczebla (Dyrektor Operacyjny, Dyrektor Handlowy), specjalista w zakresie negocjacji, zarządzania, techn...

Czytaj więcej

Aktualności
Zarządzanie czasem czyli skupiajmy się na rezultatach, a nie na byciu zajętym

Czy ktoś z was stanął kiedyś przed problemem wypełniania raportera czasu pracy? Do tej pory tak naprawdę nie zastanawialiśmy się nad tym,...

Czytaj więcej

Czas, manager i 3 ćwiartki

Znajomy, dyrektor w sporej firmie opowiedział mi kiedyś o swoim poranku - "... do pracy jadę niecałe 40 minut i już odbieram i wykonuję t...

Czytaj więcej

Jak być mniej zestresowanym i skuteczniejszym managerem?

Uczestników szkoleń, jakie prowadzę, łączy jedno: wszyscy narzekają na nieustanny brak czasu i przytłoczenie ilością obowiązk&oacu...

Czytaj więcej

5 najbardziej irytujących taktyk negocjacyjnych. Wybór subiektywny

Trochę szkoleń z negocjacji za nami. Razem z ich uczestnikami dokonaliśmy, mocno subiektywnego, wyboru najbardziej irytujących taktyk neg...

Czytaj więcej

Parafraza ułatwi komunikację z klientem, podwładnym i szefem

Doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że wiesz już wszystko o parafrazie. Dobrze wiem, że do upadłego trenowałeś / - łaś parafrazy na szko...

Czytaj więcej

SMART brzmi skutecznie

Aby Polska rosła w siłę a ludziom żyło się dostatniej! Autorstwo tego PRL-owskiego sloganu przypisuje się Edwardowi Gierkowi. Gdyby potra...

Czytaj więcej

Zagadka asertywności. Zachowania asertywne w praktyce zawodowej i kontakcie z klientem

O potrzebie bycia asertywnym słyszymy na każdym kroku, Często nawet wymienia się ją, jako jedną z cech charakteru niezbędnych do osiągnię...

Czytaj więcej

Informacja zwrotna

Pani Wiesława... pierwsza osoba, od której uczyłam się standardów zarządzania, gdy zacząłem moją pierwszą pracę. Pierwsza p...

Czytaj więcej

Złap oddech, czyli o świadomym zarządzaniu stresem

Biologiczny mechanizm „walki lub ucieczki” został wykształcony w toku ewolucji, aby chronić nas m.in. przed atakiem dzikich z...

Czytaj więcej

Efekt halo a pierwsze wrażenie

Osoby wędrujące po górach miały być może okazję, aby zaobserwować tzw. widmo Brockenu czyli własny cień na chmurze poniżej wędrowc...

Czytaj więcej

Jak wywołać dobre pierwsze wrażenie?

Pierwsze 15 sekund spotkania to często najważniejsze sekundy, podczas których wszystko się rozgrywa i decyduje: sukces lub porażka...

Czytaj więcej

Sztuka prezentacji jest umiejętnością - można się jej nauczyć!

Z naszego doświadczenia wiemy, że najlepszą metodą nauki jest obserwacja własnych wystąpień. Tylko taka forma pracy szkoleniowej pozwala ...

Czytaj więcej

Podstawy radzenia sobie ze stresem

W dzisiejszych czasach żyjemy pod ogromnym napięciem… Tak zwykle zaczyna się większość artykułów, książek i naszych rozm&oa...

Czytaj więcej

Konflikt w zespole - rozpoznanie sytuacji

Różnice w opiniach, to nic niezwykłego w pracy z dynamicznym zespołem. Ale nieporozumienia nie zawsze muszą oznaczać konflikty. Zd...

Czytaj więcej

Jak budować zaufanie w zespole?

Sposób, w jaki buduje się zaufanie w zespole jest jednym z najbardziej znaczących elementów wpływających na osiągane przez ...

Czytaj więcej

Trudny człowiek. Trudny klient

Spotykając się z „trudnym Klientem” w relacjach zawodowych nie mamy okazji pewnie o tym wszystkim myśleć. Po prostu pró...

Czytaj więcej