Poskromić czas, ... czyli innowacyjne techniki zarządzania czasem dla managerów

Zarządzanie czasem jest jedną z kluczowych umiejętności, które decydują o sukcesie lub porażce na stanowisku managera. Przy czym w przypadku managerów mam tu na myśli dwa aspekty: podejmowanie właściwych decyzji we właściwym czasie oraz wykonywanie właściwych działań we właściwym czasie. Są to w moim przekonaniu kluczowe składniki efektywnego zarządzania.

Równocześnie, jako trener wewnętrzny i manager miałam okazję wielokrotnie obserwować, jak bardzo niezorganizowane potrafią być osoby na stanowiskach managerskich. Co gorsza, nawet, jeżeli uświadamiają sobie problem, często jedyną reakcją jest narzekanie "na czynniki niezależne i zewnętrzne" lub też odkładanie rozwiązania tego problemu "na później" z powodu ... braku czasu!

Jakie są konsekwencje dla managera, który ma problem z zarządzaniem czasem?

Po pierwsze, są to koszty natury osobistej, takie jak chroniczne poczucie przepracowania i przytłoczenia, praca w nadgodzinach i robienie wszystkiego na ostatnią chwilę. Wysokim kosztem jest także utrata zaufania do siebie i swojej skuteczności, które objawia się odczuwaniem stanu napięcia i myślami "czy na pewno o czymś nie zapomniałam?", "Czy wszystko załatwiłem?". Wielu managerów, z którymi pracuję w czasie szkoleń, opowiada o sytuacjach, w których zdarza im się oskarżać siebie o brak skuteczności, bałaganiarstwo czy brak organizacji przy równoczesnym braku pomysłu na rozwiązanie problemu. Frustracja narasta.

Po drugie, niewłaściwe zarządzanie czasem niesie koszty dla współpracowników i organizacji, które niestety przewyższają te pierwsze. Praca z niezorganizowanym managerem przypomina ciągły rollercoster: decyzje z poniedziałku w piątek są już nie aktualne, polecenia służbowe wydawane w przeciągu kilku dni nawzajem się wykluczają, kurs działania ciągle się zmienia i nie wiadomo, jak długo będzie aktualny. Przykładowo, nowe zasady odnośnie, co tygodniowych zebrań z pracownikami obowiązują przez dwa tygodnie, po czym są porzucane na rzecz kolejnego pomysłu. Zadania i projekty wykonywane są na ostatnią chwilę, kosztem ogromnego stresu, konfliktów i chaosu komunikacyjnego w zespole. Dla pracowników oznacza to dwie rzeczy: brak poczucia bezpieczeństwa oraz niski autorytet przełożonego, wynikający z widocznych gołym okiem braków kompetencji. Zła organizacja pracy jest bezlitośnie widoczna dla pracowników. Z perspektywy managera natomiast taki styl pracy bywa często mylony z "elastycznością" i "dynamiką" działania "na gorąco".

Proszę sobie wyobrazić, że taki niezorganizowany może manager stać na szczycie organizacji, zarządzając powiedzmy grupą trzystu pracowników. Z tej perspektywy jedna osoba, mająca trudności z zarządzaniem czasem, tworzy pełne napięć, stresu i niepotrzebnych strat środowisko pracy dla wszystkich trzystu osób, ponieważ "przykład idzie z góry". Styl zarządzania szefa przenosi się na podwładnych.

Wpływ na tą sytuację mają dwa czynniki. Po pierwsze, problem z zarządzaniem czasem i organizacją pracy tkwi w nawykach utrwalanych przez lata, a więc zmiana wymaga podjęcia sporego wysiłku. Drugą kwestią jest brak wiedzy oraz stosowanie narzędzi niedopasowanych do potrzeb i wyzwań managera w XXI wieku.
Popularne metody zarządzania czasem, takie jak macierz Eisenhowera, metoda ALPEN, czy priorytety ABC, zostały opracowane w czasach, kiedy nie było Internetu, setek maili, telefonów komórkowych czy synchronizowanych tabletów, smartfonów i laptopów. Informacja nie płynęła z prędkością światła tak, jak teraz. Stąd też metody te, same w sobie oczywiście skuteczne, nie są w stanie wytrzymać konfrontacji z wyzwaniami, przed jakimi stoją managerowie. I dlatego właśnie warto uczyć się metod, które powstały w ciągu ostatnich dziesięciu lat, ponieważ to one stanowią odpowiedź na wyzwania dzisiejszego środowiska pracy.

I tak tym, czym w latach 90-tych było "7 nawyków skutecznego działania" Stephena Covey-a, dekadę później było Getting Things Done Davida Allena, nazywane "podręcznikiem efektywności" XXI wieku.

GTD, czyli innowacyjne techniki zarządzania czasem

GTD ze swoim systemowym podejściem do zarządzania czasem pozwala utrzymać wysoką efektywność przy równoczesnym stanie relaksu. Pomimo wysokiej skuteczności wadą GTD jest rozbudowany i sprawiający trudność w codziennym wdrożeniu system. Dlatego też GTD zapoczątkowało pewien nurt zarządzania czasem, który znalazł swojego kontynuatora w formie metody Zen To Done Leo Babauty, zawierającego esencję GTD, jednak podaną w łatwej do wdrożenia formie. Dzięki Zen To Done osobista efektywność staje się możliwa do osiągnięcia dzięki dziesięciu nawykom skutecznego działania, wspartego zaufanymi narzędziami. Do tego rewolucyjna metoda tworzenia list "do zrobienia" zwana Do It Tommorow, czyli Get Everything Done, ze świeżym podejściem do zarządzania zadaniami i przyjazną aplikacją o tej samej nazwie. Metoda Marka Forstera umożliwia codzienne wykonywanie każdej rzeczy z listy "do zrobienia" i raz na zawsze rozwiązuje problem w stylu "znowu nie zrobiłem wszystkiego, co na dziś zaplanowałem".

W czasie szkolenia z zarządzania czasem dla managerów, których sednem jest uczenie jak podejmować właściwe decyzje i wykonywać działania we właściwym czasie, bazuję między innymi na dwóch wspomnianych metodach. Dzięki temu managerowie uczestniczący w szkoleniu nie tylko odzyskują poczucie kontroli sytuacji oraz reorganizują codzienne działania, ale również odzyskują poczucie spokoju i relaksu. Motywacja i energia do działania są już tylko miłym dodatkiem.