Porozmawiaj z nią... Menedżerskie style zarządzania

Niedawno rozmawiałem z Anną, nowo mianowaną dyrektor dużego centrum informacyjnego. Kiedy się spotkaliśmy odniosłem wrażenie, że rozmawiam z osobą pewną siebie. Rozmawialiśmy o jej własnych sposobach na kierowanie zespołem zadaniowym, który był świeżo przez nią powołany. Okazało się, że Anna sama również została niedawno powołana na stanowisko szefa. Nie pracowała wcześniej jako kierownik i nie miała przygotowania warsztatowego, ale mocno ufała swojej intuicji do pracy z grupą.

O rozmowie z Anną za chwilę więcej.

Praktyczne podejście do obsadzania stanowisk menedżerskich bywa następujące: „płyń lub się utop” lub łagodniej brzmiący „trening poprzez pracę”[1]. Nieraz też słyszę opinię; „nadaje się ma predyspozycje przywódcze”. Takie podejście do obsadzania stanowisk kierowniczych może wygląda na oszczędność, ale oszczędnością nie jest. Pojawiają się za to, coraz częściej pytania menedżerów, wrzuconych „na żywioł” w nową rolę;

· Co się takiego dzieje, że zespół w ogóle nie chce działać, nie koncentruje się na wyznaczonych celach?

· Co się stało, że zespół nie pracuje produktywnie i nie radzi sobie wspólnie z prostymi zadaniami. I czy to tylko kwestia motywacji?

· Co takiego się dzieje, że z poprzednim zespołem pracowało mi się dobrze, a ten nie może się zabrać do pracy?

· Jak to jest, że obserwuję w mojej firmie zespoły, które są w pełni samodzielne, a mój zespół nie ma takich kompetencji.

Są to również pytania, które zadają doświadczeni kierownicy, którzy spotkali się z przerastającą ich sytuacją w zespole. W codziennej pracy nieraz brakuje czasu, aby przyjrzeć się zachowaniom na poziomie grupy. Aż w końcu, bez właściwej reakcji menedżera zakładana efektywność działań zespołu spada.

Koncentracja na prawidłowym wykonaniu zadania przez większość czasu pracy menedżera może paradoksalnie przyczynić się do spadku efektywności pracy zespołu!

Już wyjaśniam powyższą tezę. Za wyjaśnienie niech posłuży przykład. Oto co opowiedziała mi Anna: „Zależy mi aby to był dobry zespół. Wiesz dopiero zaczynamy, wszystko teraz dzieje się trochę na żywioł. Nasza branża opiera się w dużym stopniu na wiedzy konsultantów. I mam nadzieję, że możliwością pozyskania wiedzy ich zmotywuję! Wiesz, nieraz patrzę na kierowników, którzy nie motywują swoich ludzi, patrzą tylko na popełniane błędy. Mam innych charakter, wiem że to co może napędzać ludzi to wskazywanie na ich własny potencjał i mocne strony.

Zapytałem Annę, co teraz dzieje się konkretnie w jej zespole. Ona odpowiedziała: „Lubię się przyglądać ich pracy. Choć na razie trudno to nazwać pracą, to w zasadzie początki uzgadniania czegoś… trudno mi nawet nazwać co to jest. W każdym razie nie mam wrażenia żeby to był już w pełni ukształtowany zespół. W zasadzie dopiero sama poznaję ich charaktery. Nie każdy chce od razu pokazać, kim jest, jaką pełni nieformalną rolę. Nieraz trudno się w tym wszystkim zorientować. I powiem ci, że trochę obawiam się, co z tego wyniknie dalej. Bo czasem, kiedy rozmawiam z nimi, wydaje mi się, że mówię coś, co im zupełnie nie pasuje. Chciałabym, abyśmy nadawali na tych samych falach, ale to nie zawsze jest możliwe.”[2]

Anna diagnozuje w ten sposób to co dzieje się w zespole. Robiąc to odwołuje się do podstawowych kompetencji menedżerskich w pracy z grupą do których należy diagnoza interakcji w grupie. Polega ona na zrozumieniu tego co się robi (koncentracja na zadaniu), oraz zrozumieniu w jaki sposób funkcjonuje twój zespół (koncentracja na procesie).[3] W innym przypadku działanie menedżera będzie tylko intuicyjne. Pojawią się obawy, towarzyszące niezrozumieniu sytuacji i procesów zachodzących w grupie. Stąd blisko do przypisywania swoim zachowaniom reakcji grupy, które są zupełnie naturalną formą jej działania.

Wyzwaniem dla menedżera jest dostrzegać nie tylko to co dzieje się w grupie, ale też co dzieje się z nim samym.

Menedżer wykorzystuje w tym przypadku swoją osobę jako narzędzie, ma świadomość tego, że jego odczucia są subiektywne i mogą go informować o sytuacji grupowej, lub pojawiających się zakłóceniach jego własnej perspektywy.

Grupa jest organizmem społecznym podlegającym ciągłej zmianie. Wyzwaniem dla menedżera jest podążanie za procesem tej zmiany. „Zmiana i rozwój są inherentnymi jakościami procesu życia” - Erich Fromm wskazuje na heglowskie korzenie zachodniego myślenia w kategoriach procesu i filozofię Buddy na kształtującą podobne spojrzenie na wschodzie; „w myśli buddyjskiej nie daje się pomieścić pojęcia stałej, niezmiennej substancji, odnosi się to zarówno do rzeczy jak i do podmiotu. Nie ma żadnej innej realności od rzeczywistości procesu.[4]

Na każdym etapie życia grupy, pożądane będą od menedżera inne umiejętności i styl pracy z zespołem.Dziecko też potrzebuje od rodziców różnych sposobów opieki na każdym z etapów jego życia; o ile od noworodka trudno oczekiwać samodzielnego podejmowania decyzji, o tyle student nie tylko może, ale powinien je podejmować w dużym stopniu samodzielnie.

Twoim dzieckiem staje się teraz zespół. Naturalną postawą rodzica jest opieka nad swoim dzieckiem… Czy słusznie?

Rozmawiałem z wieloma menedżerami, którzy deklarują od początku chęć udzielania wsparcia, motywowania ludzi i delegowania zadań. Czynności mające na celu udzielanie takiego wsparcia na początku formowania zespołu zadaniowego doprowadziły nie jednego menedżera do wycofania się z pełnionej funkcji. Można by to porównać do rodzica który mówi do swojego dziecka nie potrafiącego jeszcze mówić – „No to teraz zastanów się co byś wolał zupkę czy drugie danie?” - Jaka będzie reakcja?

Bo na początku dla twojego grupowego dziecka ważne będą zupełnie inne komunikaty… Jeśli jeszcze nie domyślasz się czego będzie potrzebowało, przypomnij sobie czego Ty potrzebujesz kiedy ktoś zleca Ci nowe zadanie. Jakie sprawy są wtedy dla Ciebie najważniejsze?

Autor:

Paweł Wojciechowski

Trener praktyk biznesu. Menedżer wyższego szczebla (Dyrektor Operacyjny, Dyrektor Handlowy). Ekspert w zakresie negocjacji, zarządzania zespołami, technik sprzedaży i obsługi klienta. W B&O NAVIGATOR prowadzi cieszące się dużym powodzeniem szkolenia z zarządzania pracownikami m.in: "Zarządzanie zespołem. Styl zarządzania i delegowanie zadań" oraz "Kierowanie zespołem pracowniczym".