Obsługa reklamacji - poradnik w 8 krokach


Zazwyczaj reklamacja jest postrzegana jako coś bardzo nieprzyjemnego. I to z punktu widzenia nie tylko firmy, do której trafia ale również klienta. Kojarzy się z wysiłkiem, trudnością, może nawet wstydem a czasem porażką.
W firmach, pracownicy obsługą reklamacji zajmują się jakby za karę. Często są adresatami pretensji klienta, który został narażony na dodatkowy kłopot bo przecież kupił by używać, a nie reklamować.

Myślenie klienta jest proste. Jeśli kupił coś z czego jest dumny, mówi "Kupiłem" ale jeśli coś nie działa jak należy, mówi "Sprzedali mi". Czasem jest to wynikiem nie wady produktu, a dysonansu pozakupowego klienta i tę okoliczność, jako powód reklamacji również należy brać pod uwagę. Zazwyczaj ok 25% klientów jest niezadowolonych z tego "co im sprzedali" handlowcy. Ale tylko 5% z nich składa reklamacje. Pozostałe 95% sądzi, że nie warto zawracać sobie głowy reklamacją albo nie wie do kogo się zwrócić. Zaskakujący jest też fakt, że i tak połowa z tych 5% składających reklamacje, uważa że sprawa nie została załatwiona profesjonalnie.

A przecież niezadowolony klient skarży się aż 11 osobom, podczas gdy zadowolony chwali się tylko trzem. Bilans nie wypada więc zbyt korzystnie dla firm sprzedających swe produkty.

Naturalnie nie wszystkie zakupione rzeczy są wadliwe bądź nie spełniają oczekiwań klienta i wymagają reklamacji. Jednak co zrobić aby obsługa reklamacji nie była karą, była profesjonalna i nie budziła zastrzeżeń klientów.

Reklamacja to prezent od klienta!

Brzmi dziwnie? Niekoniecznie. Obsługa reklamacji to nie tylko kwesta nastawienia obsługującego, który to nastawienie przenosi na klienta. Jest to naturalnie niezwykle ważne ale nastawienie można zmienić, jeśli zna się następujące fakty.

Fakt nr 1

Reklamacja pozwala poznać potrzeby klienta. Klient informuje nas, co mu nie pasuje w produkcje i zazwyczaj, choć w dość emocjonalny sposób, przekazuje nam, co by mu w nim odpowiadało. Wystarczy oddzielić emocje od informacji i je zbierać.

Fakt nr 2

Reklamacja świadczy o zaufaniu klienta do firmy. Brzmi jak żart ale żartem nie jest. Czy jeśli by nie ufał, przyszedł by prosić o usunięcie wady i wierzył, że jego oczekiwanie zostanie spełnione? Nigdy. Przebolałby stratę, kupiłby gdzie indziej, a przed tobą ostrzegał innych. Skoro przyszedł, choć nawet z pretensją - witajmy go z otwartymi ramionami!

Fakt nr 3

Klient składający reklamację to wciąż twój klient. Skoro wrócił to znaczy, że chce z tobą rozmawiać. Z jakiegoś powody zależy mu na twojej marce. A nawet jeśli reklamacja spowodowana jest dysonansem zakupowym, jeśli zostanie satysfakcjonująco obsłużony, w ramach reguły wzajemności, następnym razem kupi u ciebie, a nie gdzie indziej. A przecież pozyskanie nowego klienta kosztuje 5 razy więcej niż utrzymanie dotychczasowego. Dajmy mu więc szansę przekonać się, że jesteśmy fajni i przede wszystkim profesjonalni w tym, co robimy.

Obsługa reklamacji, jako prezentu w 8 krokach

1. Podziękuj klientowi, że chciało mu się przyjść zareklamować. Być może wydaje się to irracjonalne ale klient poczuje się miło przywitany i bardzo chętnie zmieni ton swojej wypowiedzi, co z kolei nie narazi pracownika na wysłuchiwanie przykrych sentencji. Jest to doskonałe otwarcie na konstruktywna rozmowę, zebranie informacji o niedociągnięciach produktu oraz do zatrzymania klienta przy swojej marce.

2. Wyjaśnij klientowi dlaczego mu dziękujesz. Powiedz mu, że dzięki takim, jak on możecie wciąż doskonalić swoje produkty, które przecież są dla niego a nie dla was. Tylko klient może dać informację czego potrzebuje. Poczuje się ważny, może nawet współodpowiedzialny za tworzenie przyszłych produktów waszej marki. Co za tym idzie, jako współtwórca będzie lojalnym klientem oraz będzie dobrze świadczył o produktach w swoim otoczeniu. Stanie się ich przedstawicielem.

3. Przeproś za kłopot i za niedociągnięcia produktu. Klient wcale nie jest zadowolony, że musiał do was się pofatygować. Jeśli ma dobry powód, czyli produkt nie działa jak powinien, ma pretensje do firmy, która "mu sprzedała". Jeśli reklamacja wynika z jego winy czyli z dysonansu pozakupowego, klient przeniesie swój dyskomfort na pracownika firmy. Jeśli zobaczy, że nikt nie ma do niego pretensji za zawracanie głowy, poczuje się zachwycony i odpłaci lojalnością.

4. Przyjmij na siebie odpowiedzialność za reklamację. Najmniej skuteczna jest odpowiedzialność zbiorowa albo tzw ktoś. Ktoś się tym zajmie. Ktoś znaczy, że nikt. A poza tym jak znaleźć takiego "ktosia" i sprawdzić czy się zajął...? Dlatego nie ktoś tylko ten, kto przyjmuje reklamację. Osobiście i specjalnie dla Pana Klienta. Osobą własną. Przypilnuje, żeby reklamacja została rozpatrzona szybko i skutecznie.

5. Poproś o niezbędne informacje. Jednak nie rób tego w sposób warunkujący swoją pomoc. Raczej daj nadzieje klientowi, że fakt zadania pytań służy jego dobru, np. szybszemu załatwieniu sprawy. Daj klientowi cel, do którego będziecie wspólnie dążyć.

6. Niezwłocznie napraw błąd. Wszelkie nasze starania nie dadzą żadnego rezultatu jeśli błąd pozostanie błędem. Musimy go naprawić najszybciej jak to tylko możliwe. I nic nie może pozostać bez odpowiedzi. A jeśli błąd nie wynikał z twojej winy i nie miałeś na niego najmniejszego wpływu, daj klientowi do zrozumienia, że jest ci przykro i w przyszłości będziesz szukać skuteczniejszych rozwiązań.

7. Sprawdź czy klient jest zadowolony z załatwienia sprawy. Mało kto spodziewa się, że po złożeniu reklamacji i byciu dla ciebie niemiłym, ty zainteresujesz się jego stopniem zadowolenia z obsłużonej reklamacji. Ten krok miło zaskakuje i zwiększa szanse na lojalność klienta.

8. Spraw, by podobne problemy nie wystąpiły w przyszłości. Nawet jeśli wykorzystasz wszystkie wcześniejsze kroki i dzwoniąc do klienta, chcąc zapytać o jego stopień zadowolenia, dowiesz się, że sytuacja się powtórzyła, trudno ci będzie załagodzić tę sytuację. Dlatego nie tylko naprawiaj, obiecuj, że się nie powtórzy, przepraszaj, dziękuj i bierz na siebie odpowiedzialność. Przede wszystkim ucz się na błędach i nie rób ich więcej. Zrób z reklamacji narzędzie podnoszenia jakości w firmie.

Mam nadzieję, że tak inne spojrzenie na obsługę reklamacji spowoduje zmianę nastawienia do ich wykonywania. Pamiętajmy, że nasze nastawienie nie dotyczy tylko nas. Dotyczy też całego naszego otoczenia, które je odbiera i które się naszemu otoczeniu udziela. Skoro więc sprawa dotyczy czynności nieprzyjemnej w samej sobie, jak reklamacja, postarajmy się ją, za pomocą własnego nastawienia oraz odpowiednim podejściem do osoby reklamującej, przekuć z porażki w sukces.

Autor:

Beata J. Grabiańska

Beata J. Grabiańska

Trener praktyk biznesu. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży i obsługi klienta. Obecnie Trener / Ekspert ds. Procesów Rozwojowych w B&O NAVIGATOR Firma Szkoleniowa. Autorka programu i trener prowadzący szkolenia z obsługi reklamacji. Zobacz pełną notkę biograficzną.

Udostępnij

Szkoliliśmy

Polecane

Szkolenia
OBSŁUGA TRUDNEGO KLIENTA
Trudny klient, kto z nas nie spotkał się z nim? Każdy ma swoje doświadczenia z tak zwanym "trudnym klientem". Szczególnie pamiętamy s...

Czytaj więcej

PROFESJONALNA OBSŁUGA KLIENTA
Profesjonalna obsługa klienta, to szkolenie, które kształci i podnosi kompetencje managerów, specjalistów i pracownik&o...

Czytaj więcej

STANDARDY OBSŁUGI KLIENTA
Standardy obsługi klienta (biznesowego i indywidualnego), to zbiór zasad, reguł i dobrych praktyk, które odpowiadają na z pozo...

Czytaj więcej

OBSŁUGA REKLAMACJI
Szkolenie "Obsługa reklamacji" uczy profesjonalnego podejścia w kontaktach z klientem, który daje wyraz niezadowolenia z usługi, prod...

Czytaj więcej

NOWOCZESNA OBSŁUGA KLIENTA. Telefon, e-mail, chat firmowy, social media
Nowoczesna obsługa klienta wykorzystuje do kontaktu i budowania relacji z klientami rozwiązania technologiczne. W ogromniej mierze procesy o...

Czytaj więcej

LOGISTYCZNA OBSŁUGA KLIENTA
Szkolenie umożliwi uczestnikom zrozumienie zasad procesowego podejścia do obsługi Klienta jako logicznego połączenia procesu logistycznego, ...

Czytaj więcej

ZARZĄDZANIE OBSŁUGĄ KLIENTA - KROK PO KROKU
"Zarządzanie obsługą klienta - krok po kroku" to szkolenie, które zapewnia kompleksową wiedzę na temat sposobu profesjonalnej organiz...

Czytaj więcej

ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI KLUCZOWYMI
Kluczowi klienci to 20% takich klientów, którzy dostarczają 80% zysków. Kluczowi klienci, to tacy którzy mają po...

Czytaj więcej

Sprzedaż i obsługa klienta przez telefon [szkolenie online]
Nowy czas, nowe zastosowanie telemarketingu, który w całości zastąpi przez chwilę tradycyjną sprzedaż i bezpośrednią obsługę klienta....

Czytaj więcej

Trenerzy
Beata J. Grabiańska
Trener praktyk biznesu. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży i obsługi klienta. Karierę zawodową rozpoczęła w 1994 roku, jako prezente...

Czytaj więcej

Aneta Ropek
Trener praktyk sprzedaży. Coach. Manager handlowy z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym związanym ze sprzedażą. Ekspert w zakresie zar...

Czytaj więcej

Anna Ritter
"Początek wszelkich zmian zaczyna się od Ciebie". Od ponad 5 lat trener praktyk, z wykształcenia psycholog społeczny ze specjalizacją p...

Czytaj więcej

Aktualności
Zasady obsługi klienta

Zasady obsługi klienta powinna znać i opanować każda osoba pracująca i mająca kontakt z klientami biznesowymi i indywidualnymi. Zasady ob...

Czytaj więcej

Szkolenie z reklamacji. Dokładnie i rzeczowo

Obsługa reklamacji składanych przez klientów indywidualnych i biznesowych wymaga od osoby przyjmującej skargę czy zażalenie bardzo...

Czytaj więcej

JĘZYK KORZYŚCI - TWÓJ SUKCES W SPRZEDAŻY

Jeśli mówimy znajomemu, że ma ładną koszulę, mówimy mu komplement oparty na jednej z cech koszuli, która ma na sobie...

Czytaj więcej

TRUDNY KLIENT CZY TRUDNA SYTUACJA?

Nie ma szkolenia sprzedażowego, reklamacyjnego lub z obsługi klienta, podczas którego przynajmniej jedna osoba nie powie, że chcia...

Czytaj więcej

6 karygodnych błędów w obsłudze klienta, przez które klienci odchodzą do konkurencji

Czym powinien się charakteryzować pracownik obsługi klienta? Czy powinien być tylko uprzejmy? Czy może powinien być profesjonalny i meryt...

Czytaj więcej

Parafraza ułatwi komunikację z klientem, podwładnym i szefem

Doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że wiesz już wszystko o parafrazie. Dobrze wiem, że do upadłego trenowałeś / - łaś parafrazy na szko...

Czytaj więcej

Zagadka asertywności. Zachowania asertywne w praktyce zawodowej i kontakcie z klientem

O potrzebie bycia asertywnym słyszymy na każdym kroku, Często nawet wymienia się ją, jako jedną z cech charakteru niezbędnych do osiągnię...

Czytaj więcej

Storytelling i jego zastosowanie w sprzedaży

Storytelling to umiejętność komunikacji opowiadaniem. Dotychczas kojarzony był z marketingiem narracyjnym, który nawiązuje do kreo...

Czytaj więcej

Czy każdy klient może być kluczowy?

O tym, że firma nie może funkcjonować bez klientów – wiedzą wszyscy. O tym, że nie wszyscy klienci przynoszą takie same korz...

Czytaj więcej

Trudny człowiek. Trudny klient

Spotykając się z „trudnym Klientem” w relacjach zawodowych nie mamy okazji pewnie o tym wszystkim myśleć. Po prostu pró...

Czytaj więcej