Na urlopie ... kilka refleksji o logistyce i logistykach

Nadszedł długo oczekiwany sezon urlopowy, który dla większości firm oznacza konieczność zorganizowania pracy przy mniejszej niż zwykle obsadzie pracowników. Nie pora teraz myśleć o szkoleniach, kursach, podnoszeniu kwalifikacji, nauce i podobnych działaniach podnoszących konkurencyjność naszego biznesu.
Sezon ogórkowy zaczął się również dla trenerów, wykładowców i prelegentów, prowadzących szkolenia z logistyki, zarządzania logistycznego i łańcuchów dostaw. Sytuacja ta sprzyja spojrzeniu wstecz na minione lata i dokonaniu podsumowania spotkań z setkami osób zajmującymi się logistyką w polskich firmach. Nie ukrywam, że w trakcie szkoleń i wykładów lubię zadawać pytania uczestnikom szkoleń, namawiać do poszukiwania rozwiązań na własną rękę oraz skłaniać słuchaczy do dzielenia się swoim doświadczeniem, wiedzą praktyczną i umiejętnościami z pozostałymi uczestnikami szkolenia.

Są takie pytania i zagadnienia, na które od lat odpowiedzi uczestników spotkań logistycznych są bardzo podobne i to niezależnie od wielkości firmy, branży, w której działa, zasięgu działania, liczby dostawców i klientów oraz innych cech charakterystycznych firmy.

Na pytanie, czym Pan/Pani zajmuje się w firmie bardzo często pada odpowiedź: "...zajmuję się optymalizacją..." i tu pada nazwa funkcji lub obszaru, którym indagowana osoba zajmuje się w firmie. Termin optymalizacja, przeniesiony z matematyki na grunt logistyki, oznaczałby znalezienie minimum lub maksimum funkcji celu, np. minimalizację kosztu transportu lub kosztu braku zapasów, maksymalizację poziomu obsługi klienta lub wykorzystania przestrzeni magazynowej.

Czy w praktycznej działalności jesteśmy w stanie "zoptymalizować" logistykę w firmie?

Zagadnienie to sprowadza się do możliwości napisania takiej funkcji celu, która precyzyjnie i bez wyjątku uwzględnia wszystkie zmienne wpływające na kształtowanie się minimalizowanego lub maksymalizowanego zjawiska. Biorąc pod uwagę liczbę zmiennych jak i to, że każde zdarzenie gospodarcze (np. przyjęcie lub wydanie towaru z magazynu, złożenie zamówienia przez klienta itp.) powodowałoby konieczność poszukiwania nowego optimum funkcji, "optymalizacja" w sferze logistyki może funkcjonować wyłącznie w teorii.

W praktyce lepszym terminem jest "racjonalizacja", oznaczająca poszukiwanie najlepszego z możliwych rozwiązań przy istniejących ograniczeniach, ale nieobiecujący znalezienia rozwiązania optymalnego. Należy również zwrócić uwagę, że "optymalizując" wyłącznie wybrane obszary logistyki np. zarządzanie zapasami, koszty magazynowania lub koszty transportu nie można twierdzić, że "optymalizujemy" logistykę firmy, jako całość. Często fragmentaryzacja logistyki prowadzi do zjawiska suboptymalizacji, zwiększającego koszty funkcjonowania logistyki lub firmy, jako całości.

Prognozowanie sprzedaży i popytu

Uczestnicy spotkań często zwracają uwagę na nieprecyzyjne prognozy sprzedaży lub popytu, jakimi dysponują w swojej codziennej działalności. Przy okazji można usłyszeć opinie "...gdybyśmy dysponowali precyzyjniejszym narzędziem prognostycznym, mielibyśmy precyzyjne prognozy...". Czy rzeczywiście trafność prognozy zależy od narzędzia, jakim dysponuje prognostyk?

Prognozy gospodarcze, i nie tylko, z natury są obarczone błędem i należy je traktować wyłącznie, jako narzędzie wspomagające procesy decyzyjne w logistyce. Bezkrytyczne poleganie na prognozach i powoływanie się na nie np. w sytuacji nadmiaru lub niedoboru towaru w firmie jest bardzo częstym błędem popełnianym w bardzo wielu firmach. Bezpieczniej jest przyjąć założenie, że trafiona w stu procentach prognoza jest raczej dziełem przypadku niż wynikiem wyboru właściwego narzędzia i wprowadzenia właściwych danych do sporządzenia prognozy. Nie istnieje takie narzędzie prognostyczne (uwaga dotyczy również coraz szerzej stosowanych systemów MRP, DRP, ERP, CRM i innych), które jest w stanie całkowicie zastąpić człowieka - jego wiedzę, umiejętności, doświadczenie, znajomość rynku, kontakty z dostawcami i odbiorcami przy sporządzaniu prognoz, kalkulacji i analiz niezbędnych do podejmowania racjonalnych decyzji w logistyce.

Koszty w logistyce

Poglądami, wygłaszanymi zaskakująco często w dyskusjach na temat kosztów, są między innymi następujące stwierdzenia: "...nie analizujemy kosztów magazynowania, gdyż nie płacimy za magazyn / mamy własny magazyn..." lub "...nie znamy kosztów transportu, gdyż koszty dostawy są wliczone w cenę towaru..." ewentualnie "...nie liczymy kosztów związanych z utrzymywaniem zapasów, gdyż towar musi być na magazynie bez względu na koszty".

Przytoczone tutaj poglądy są trudne do zmiany, gdyż często płyną z góry, od szefów, kierowników lub właścicieli firm. W tej sytuacji osoby, które powinny dostarczać kierownictwu informacji na temat kosztów logistyki czują się zwolnione z tego obowiązku. Można jedynie uczyć kalkulacji kosztów logistycznych, powtarzać i przypominać, że nie ma "transportu gratis", "bezpłatnego magazynu" lub "zerowych kosztów utrzymania zapasów".

Kwestiami budzącymi ożywioną dyskusję na spotkaniach z logistykami są rabaty, upusty i obniżki cen na towary i usługi oferowane przez dostawców. Zwykle zachęty ze strony dostawców obwarowane są koniecznością zwiększenia wolumenu zakupów, zwiększenia wielkości partii dostawy, natychmiastowego odbioru towaru lub podobnymi warunkami.

Na pytanie czy należy korzystać z tego typu ofert najczęściej pada odpowiedź twierdząca poparta argumentami "...bo to obniża nasze koszty...", "...taka okazja może się nie powtórzyć..." lub "...mamy możliwość zmagazynowania zwiększonych zakupów...". Nie ma jednej prawidłowej reakcji na oferty rabatów i upustów ze strony dostawców.

Każda oferta wymaga indywidualnego podejścia, kalkulacji oczekiwanych zysków i kosztów z przyjęcia lub odrzucenia oferty oraz umiejętności przedstawienia warunków, pod jakimi oferta mogłaby być przyjęta. Jak pokazuje wieloletnia praktyka, większość osób decydujących o przyjęciu lub odrzuceniu oferty nie kalkuluje zysków i kosztów, a polega jedynie na intuicji, która jak wykazuje rachunkowa weryfikacja, jest najczęściej błędna. Proste kalkulacje pozwalają na uniknięcie decyzji intuicyjnych i podjęcie racjonalnej decyzji logistycznej.

Argumentem, który wielokrotnie pada przeciwko możliwościom praktycznego wdrożenia prezentowanych na spotkaniach narzędzi, praktyk i doświadczeń logistycznych w firmie jest "...specyfika naszej firmy...". Specyfika firmy, czyli jej niepowtarzalne cechy, szczególne właściwości, sposób działania i inne parametry wyróżniające ją od innych podobnych podmiotów działających na rynku.

Narzucające się pytanie brzmi czy istnieją "specyficzne firmy" niepodlegające prawom rynku, w tym regułom i zasadom rządzącymi logistyką. Takie firmy kiedyś istniały, ale w zupełnie innym ustroju gospodarczym. W gospodarce rynkowej nie ma firm na tyle specyficznych, choć nie ma również bliźniaczo podobnych, aby nie można było twórczo dostosować wypracowanych od dziesięcioleci przez praktyków i teoretyków logistyki narzędzi logistycznych do podnoszenia skuteczności, efektywności i sprawności systemu logistycznego każdej firmy działającej na rynku.