Model BIFF w feedbacku. Jak udzielić pracownikowi informacji zwrotnej w modelu BIFF? Modele informacji zwrotnej (część 5)


Model feedbacku BIFF (Brief, Informative, Friendly, Firm) to podejście do udzielania informacji zwrotnej, które ma na celu przekazanie informacji w sposób, który jest zarówno skuteczny, jak i pozytywny. Model ten składa się z czterech elementów: krótkość / zwięzłość (brief), informacyjność (informative), przyjazność (friendly) i stanowczość (firm).

Struktura informacji zwrotnej (feedbacku) w modelu BIFF

Krótkość / zwięzłość oznacza, że informacja zwrotna powinna być przekazana w jak najkrótszym czasie, unikając długich dygresji i zbędnych informacji. Krótkość umożliwia skupienie się na najważniejszych elementach informacji zwrotnej, co może przyczynić się do większej skuteczności przekazu.

Informacyjność polega na tym, że informacja zwrotna powinna zawierać konkretne informacje dotyczące zachowania lub działania, które wymaga poprawy. Powinna być oparta na faktach, a nie na subiektywnych opiniach lub ocenach. Informacyjność pozwala odbiorcy lepiej zrozumieć, co konkretnie wymaga poprawy, co może być przydatne w procesie rozwoju.

Przyjazność oznacza, że informacja zwrotna powinna być przekazana w sposób, który nie jest obraźliwy lub oskarżycielski. Powinna być sformułowana w sposób pozytywny i konstruktywny, aby odbiorca nie czuł się krytykowany lub atakowany. Przyjazność pozwala na utrzymanie dobrej relacji między nadawcą a odbiorcą informacji zwrotnej.

Stanowczość oznacza, że informacja zwrotna powinna być przekazana w sposób, który jest jednoznaczny i zdecydowany. Nadawca powinien jasno określić, co jest nieakceptowalne i wymaga poprawy. Stanowczość umożliwia jasne przekazanie informacji zwrotnej, co zwiększa szanse na skuteczną poprawę.

Podsumowując, model feedbacku BIFF to podejście do udzielania informacji zwrotnej, które łączy krótkość, informacyjność, przyjazność i stanowczość. Zastosowanie tego modelu może przyczynić się do skuteczniejszej i pozytywnej komunikacji między nadawcą a odbiorcą informacji zwrotnej.

Jak udzielić pracownikowi informacji zwrotnej (feedbacku) korzystając z modelu BIFF (przykłady)

Poniżej znajdziesz kilka przykładów sytuacji zawodowych, w których informacji zwrotnej (pochwały i konstruktywnej krytyki) udzielono z wykorzystaniem modelu BIFF.

Przykład #1 Udzielenie pochwały w modelu BIFF informacji zwrotnej

Sytuacja: Manager chce docenić zaangażowanie i umiejętności pracownika po zakończonym projekcie. Wykorzystuje w tym celu model BIFF:

"Brief: Chciałem tylko krótko powiedzieć, że bardzo doceniam twoją pracę w ostatnim projekcie. Informative: Twoje zaangażowanie i ciężka praca były kluczowe dla osiągnięcia sukcesu projektu. Twoje umiejętności i wkład były niezbędne do zrealizowania naszych celów. Friendly: Bardzo się cieszę, że mamy takiego pracownika jak Ty w naszym zespole. Twoja praca naprawdę przyczynia się do naszej wspólnej misji. Firm: Będę kontynuował śledzenie twojego postępu i oczekuję, że nadal będziesz utrzymywał wysokie standardy i dalej rozwijał swoje umiejętności."

Analiza: Ten przykład jest dobrym wzorcem udzielania informacji zwrotnej pochwały pracownikowi. Jest krótki, ale zawiera wszystkie ważne elementy, które powinny być obecne w takim przekazie - konkretny komplement, wyjaśnienie, dlaczego to było ważne, wyrażenie wdzięczności i motywacji do dalszej pracy.
Model BIFF pomaga uniknąć niepotrzebnych dodatków i wyjaśnień, skupiając się na najważniejszych punktach, co czyni przekaz bardziej klarownym i zrozumiałym. Ponadto, używanie języka przyjaznego, ale jednocześnie stanowczego, pomaga w utrzymaniu dobrych relacji z pracownikiem, jednocześnie jasno określając oczekiwania i zachęcając do dalszej doskonalenia się w pracy.

Przykład #2 Pochwała handlowca - informacja zwrotna w modelu BIFF

Sytuacja: Manager handlowy chce wyrazić uznanie dla sprzedawcy za pozyskanie nowego kluczowego klienta. Pochwała od managera sprzedaży w modelu feedbacku BIFF może wyglądać następująco:

"Brief: Chciałbym Cię pochwalić za twoje zaangażowanie w pozyskiwanie nowych klientów, szczególnie za to, że udało Ci się zdobyć ostatnio kluczowego klienta dla naszej firmy. Informative: Twoja praca nad przekonaniem tego klienta do podjęcia współpracy z nami była naprawdę imponująca. Doceniam, że poświęciłeś dużo czasu na poznanie jego potrzeb i wyzwania, z jakimi się boryka, aby zaproponować mu rozwiązania, które były dla niego najlepsze. Friendly: Chciałem Cię pochwalić, ponieważ widzę, jak bardzo zależy Ci na sukcesie naszej firmy i jak ciężko pracujesz, aby go osiągnąć. Takie działania są dla naszej organizacji nieocenione. Firm: Bardzo cieszę się z wyniku twojej pracy i wierzę, że takie zaangażowanie z twojej strony będzie kontynuowane w przyszłości. Liczę na to, że będziesz nadal dążył do pozyskiwania nowych klientów i utrzymywania istniejących relacji z naszymi kluczowymi klientami."

Analiza: Analizując ten przykład, można zauważyć, że jest on zgodny z modelem BIFF, ponieważ jest krótki i konkretny, zawiera informacje o pracy, którą zrobił handlowiec, wyraża pozytywne emocje i jednocześnie zdecydowanie zachęca do kontynuowania dobrej pracy. Dzięki temu modelowi, udzielanie informacji zwrotnej staje się bardziej efektywne, ponieważ łączy w sobie elementy motywujące, pozytywne emocje i wyraźne oczekiwania.

Przykład #3 Konstruktywna krytyka podwładnego - informacja zwrotna udzielona w modelu BIFF

Sytuacja: Pracownik działu logistyki nie zapewnił terminowych wysyłek towarów do klientów. W tym wypadku konstruktywna krytyka, udzielona przez managera logistyki, z wykorzystaniem modelu BIFF informacji zwrotnej mogłaby brzmieć:

"Brief: Chcę porozmawiać z Tobą o opóźnieniach w wysyłce zamówień do klientów. Informative: Ostatnio zauważyliśmy, że wiele zamówień zostaje dostarczonych z opóźnieniem, co nie jest akceptowalne dla naszych klientów. Wysyłki powinny odbywać się zgodnie z ustalonym harmonogramem, aby uniknąć problemów. Friendly: Wiem, że robisz dużo pracy i wiem, że masz dużo na głowie, ale ważne jest, abyśmy pracowali razem, aby upewnić się, że nasze procedury są skuteczne i że nasi klienci są zadowoleni. Firm: Jako firma, musimy działać szybko i skutecznie, aby sprostać oczekiwaniom naszych klientów. Proszę, żebyś skupił swoją uwagę na tym, jak możemy ulepszyć nasze procedury, aby zapobiec dalszym opóźnieniom w przyszłości. Liczę na to, że będziesz działał zdecydowanie i podejmował działania, aby poprawić sytuację."

Analiza: Analizując ten przykład, można zauważyć, że jest on zgodny z modelem BIFF, ponieważ zawiera elementy motywujące i pozytywne emocje, ale jednocześnie zdecydowanie wyraża niezadowolenie z sytuacji i wzywa do działań. Informacja zwrotna jest konkretna i jasna, a jednocześnie zachęca pracownika do współpracy i konstruktywnego myślenia. Dzięki temu modelowi, krytyka staje się bardziej skuteczna, ponieważ jest skoncentrowana na rozwiązaniu problemu i zachęca pracowników do działań na rzecz poprawy sytuacji.

Przykład #4 Konstruktywna krytyka pracownika w formie feedbacku w modelu BIFF

Sytuacja: Manager działu obsługi klienta zauważył, że jeden z pracowników nie zawsze wykazuje się postawą prokliencką. Rozmowa korygująca (feedback) w modelu BIFF brzmiałaby np. tak:

"Brief: Chciałbym porozmawiać z tobą o twoim podejściu do obsługi klientów. Informative: Widzę, że czasami trudno jest Ci utrzymać spokój i cierpliwość, szczególnie kiedy klienci są niezadowoleni lub nieprzyjemni. Jednocześnie zauważam, że może brakować Ci pewnych umiejętności, takich jak umiejętność słuchania i empatii, które są niezbędne do skutecznej obsługi klientów. Friendly: Chcę Cię wesprzeć i pomóc w poprawie Twojego podejścia do obsługi klientów. Zawsze możesz liczyć na nasze wsparcie i pomysły na to, jak udoskonalić swoje umiejętności. Firm: Jednocześnie, jako przedstawiciel naszej firmy, musisz zrozumieć, że nasza reputacja zależy od jakości naszej obsługi klienta. Dlatego oczekuję, że będziesz skupiał się na udzielaniu najlepszej możliwej obsługi klientom, a my pomożemy Ci w osiąganiu tego celu poprzez szkolenia i coaching."

Analiza: Analizując ten przykład, można zauważyć, że informacja zwrotna jest konstruktywna i zgodna z modelem BIFF. Jest krótka i konkretna, zawiera informacje na temat pracy pracownika, wyraża przyjazne emocje i jednocześnie wyraźnie określa oczekiwania firmy. Dzięki temu modelowi, udzielanie informacji zwrotnej staje się bardziej efektywne, ponieważ zawiera elementy krytyczne, ale jednocześnie motywujące i dające nadzieję na poprawę sytuacji.

 

Podsumowanie - udzielanie pochwał i konstruktywnej krytyki w modelu feedbacku BIFF

Model BIFF może być stosowany w procesie udzielania feedbacku w relacji manager-podwładny, zarówno w przypadku udzielania pochwał, jak i konstruktywnej krytyki. W przypadku pochwał, należy krótko i konkretnie wskazać, co konkretnie podobało się w zachowaniu lub działaniu podwładnego, jednocześnie wyrażając to w przyjaznym i konstruktywnym tonie. W przypadku krytyki, należy również wykorzystać elementy modelu BIFF, wskazując konkretnie, co wymaga poprawy, jednocześnie wyrażając się w sposób przyjazny i konstruktywny, jednoznacznie określając, co jest nieakceptowalne i wymaga poprawy.

Zapraszamy do lektury artykułów poświęconych idei feedbacku i modelom informacji zwrotnej. Ich listę publikujemy poniżej. W mediach społecznościowych znajdziesz je pod wspólnym hashtagiem #FjakFeedback.

Wszystkich zainteresowanych podniesieniem swoich kompetencji w udzielaniu feedback-u zapraszamy na szkolenie "Feedback (Informacja Zwrotna) w Zarządzaniu Zespołami".

Przeczytaj również pozostałe artykuły z serii modele informacji zwrotnej:

1. Czym Jest Feedback? Jak Wykorzystać Modele Informacji Zwrotnej w Pracy?
2. Model BOOST w Feedbacku. Modele Informacji Zwrotnej (Część 1)
3. Model COIN w Feedbacku. Modele Informacji Zwrotnej (Część 2)
4. Model CRC w Feedbacku. Modele Informacji Zwrotnej (Część 3)
5. Model SBI Feedbacku. Jak Udzielić Pracownikowi Feedbacku w Modelu SBI? Modele Informacji Zwrotnej (Część 4)

Autor: Eksperci i trenerzy B&O NAVIGATOR Firma Szkoleniowa

Data publikacji 21.04.2023
Aktualizacja 21.04.2023

Szkoliliśmy

Polecane

Szkolenia
FEEDBACK (INFORMACJA ZWROTNA) W ZARZĄDZANIU ZESPOŁAMI. Szkolenie dla managera
Informacja zwrotna (feedback) jednym z najważniejszych narzędzi managerskich wykorzystywanych w zarządzaniu zespołem pracowniczym. Trudno wy...

Czytaj więcej

ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM
Zarządzanie zespołem, to szkolenie, które kompleksowo i jak najbardziej praktycznie rozwija kompetencje niezbędne managerowi do profe...

Czytaj więcej

KIEROWANIE ZESPOŁEM PRACOWNICZYM. Szkolenie dla profesjonalnego managera
Szkolenie "Kierowanie Zespołem Pracowniczym" jest odpowiedzią na Twoje dzisiejsze potrzeby jako współczesnego managera zespołu pracow...

Czytaj więcej

LEADERSHIP (PRZYWÓDZTWO). Szkolenie managerskie
Leadership nie jest kolejnym kolejny modnym trendem w zarządzaniu, którego odbiorcą są managerowie. Przywództwo w organizacji ...

Czytaj więcej

ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM SPRZEDAŻOWYM. Szkolenie dla kierowników sprzedaży
Szkolenie "Zarządzanie zespołem sprzedażowym" to wyjątkowa okazja, aby znacząco podnieść swoje umiejętności menedżerskie i osiągnąć lepsze w...

Czytaj więcej

ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM PRODUKCYJNYM. Szkolenie dla Dyrektorów i Kierowników Produkcji
Szkolenie Zarządzanie zespołem produkcyjnym dostarcza kadrze managerskiej wiedzy i rozwija umiejętności i kompetencje niezbędne do profesjon...

Czytaj więcej

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W ZESPOLE
Organizacje funkcjonujące w zmieniającym się otoczeniu wykształcają różne modele kultury organizacyjnej. Kultura panująca w organizac...

Czytaj więcej

MANAGER SPRZEDAŻY COACHEM. Jak wykorzystać coaching w zarządzaniu handlowcami?
Każdy manager sprzedaży dąży do zbudowania jak najskuteczniejszego zespołu handlowców. Jeżeli jesteś managerem zespołu sprzedażowego ...

Czytaj więcej

NARZĘDZIA COACHINGOWE. TECHNIKI COACHINGOWE. COACHINGOWY STYL ZARZĄDZANIA. SZKOLENIE COACHINGOWE
Coachingowy styl zarządzania Twoim zespołem pracowniczym, jeżeli rozważasz jego zastosowanie, nie musi koniecznie wymagać ukończenia "szkoły...

Czytaj więcej

MOTYWOWANIE PRACOWNIKÓW. Sposoby motywowania, skuteczne metody i techniki dla managera
Motywowanie pracowników jest głównym zadaniem managera kierującego zespołem pracowniczym. To poziom motywacji pracownikó...

Czytaj więcej

ROZWIĄZYWANIE KONFLIKTÓW W ZESPOLE. Szkolenie dla managerów
Szkolenie "Rozwiązywanie konfliktów w zespole" to kompleksowy program skierowany do managerów, mający na celu rozwój ic...

Czytaj więcej

SYSTEMY WYNAGRODZEŃ W DZIAŁACH HANDLOWYCH
System wynagradzania i premiowania handlowców jest jednym z kluczowych elementów funkcjonowania zespołów i działó...

Czytaj więcej

TECHNIKI MOTYWACJI POZAFINANSOWEJ
Zapraszamy na szkolenie w całości poświęcone może tylko jednemu zagadnieniu, ale za to niezbędnemu każdemu, kto chce nazywać się menedżerem ...

Czytaj więcej

Trenerzy
Katarzyna Pawłowska
Trener praktyk. Manager z ponad 28 letnim doświadczeniem zawodowym. Ekspert w zakresie obsługi klientów, zarządzania zespołami pracow...

Czytaj więcej

Aktualności
Model SBI w feedbacku. Jak udzielić pracownikowi feedbacku w modelu SBI? Modele informacji zwrotnej (część 4)

Model feedbacku SBI (ang. Situation, Behavior, Impact) to podejście stosowane w udzielaniu informacji zwrotnej, które umożliwia sk...

Czytaj więcej

MODEL CRC W FEEDBACKU. MODELE INFORMACJI ZWROTNEJ (CZĘŚĆ 3)

Model CRC (Compliment, Recommend, Correct) jest jednym z modeli udzielania informacji zwrotnej, który skupia się na trzech element...

Czytaj więcej

MODEL COIN W FEEDBACKU. MODELE INFORMACJI ZWROTNEJ (CZĘŚĆ 2)

Model COIN (Context, Observation, Impact, Next Steps) jest podejściem do udzielania informacji zwrotnej (feedbacku), które pomaga ...

Czytaj więcej

MODEL BOOST W FEEDBACKU. MODELE INFORMACJI ZWROTNEJ (CZĘŚĆ 1)

Model BOOST to metoda udzielania informacji zwrotnej (feedbacku), która jest wykorzystywana w celu zwiększenia efektywności oraz s...

Czytaj więcej

CZYM JEST FEEDBACK? JAK WYKORZYSTAĆ MODELE INFORMACJI ZWROTNEJ W PRACY?

Feedback (informacja zwrotna) to jedno z najważniejszych narzędzi, które może być wykorzystane w biznesie, aby poprawić wyniki pra...

Czytaj więcej

Udane szkolenie z kierowania zespołem w Poznaniu

Kierowanie zespołem pracowniczym w złożonej i dynamicznej rzeczywistości gospodarczej staje się wyzwaniem dla managerów wszystkich...

Czytaj więcej

Jak zarządzać zespołem?

Jak zarządzać zespołem? Pytanie z pozoru proste. Prawda? Jednak odpowiedź nie należy do łatwych i nieskomplikowanych. W dużym skró...

Czytaj więcej

EXPOSE SZEFA

Expose szefa jest bardzo ważnym i przydatnym narzędziem managerskim wykorzystywanym w zarządzaniu zespołami pracowniczymi. Czym jest expo...

Czytaj więcej

PIERWSZE WRAŻENIE. Efekt Halo (efekt aureoli i efekt Golema)

Jak to możliwe, że wyrabiamy sobie opinię o nowo poznanej osobie w ciągu 30 sekund? Nawet jeżeli nie odezwała się do nas ani jednym słowe...

Czytaj więcej

Zasada Pareto w biznesie i nie tylko

Czy to możliwe, że obserwacje włoskiego ekonomisty i miłośnika kotów, następnie opracowane i opisane w latach 50-tych XX wieku prz...

Czytaj więcej

Zarządzanie czasem czyli skupiajmy się na rezultatach, a nie na byciu zajętym

Czy ktoś z was stanął kiedyś przed problemem wypełniania raportera czasu pracy? Do tej pory tak naprawdę nie zastanawialiśmy się nad tym,...

Czytaj więcej

Jak udzielić pracownikowi informacji zwrotnej?

Informacja zwrotna (feedback) może być dla każdego managera zarządzającego zespołem pracowniczym bardzo istotnym narzędziem w kierowaniu ...

Czytaj więcej

Opór w zespole - zarządzanie antyzespołem

W praktyce kierowania zespołem menedżerowie mają prędzej czy później do czynienia z oporem pracowników. Ujawnia się on w ro...

Czytaj więcej

System ocen pracowniczych - zmiany są koniecznie i nieuniknione

Od dawna część firm stosuje proces oceny pracowników. Część z nich świadomie udoskonala lub rozpoczyna proces udoskonalenia w miar...

Czytaj więcej

SMART brzmi skutecznie

Aby Polska rosła w siłę a ludziom żyło się dostatniej! Autorstwo tego PRL-owskiego sloganu przypisuje się Edwardowi Gierkowi. Gdyby potra...

Czytaj więcej

Czas, manager i 3 ćwiartki

Znajomy, dyrektor w sporej firmie opowiedział mi kiedyś o swoim poranku - "... do pracy jadę niecałe 40 minut i już odbieram i wykonuję t...

Czytaj więcej

Decyzje menedżerskie, czyli piramida strachu

W "płynnej nowoczesności", w której dominującym przekonaniem jest pewność co do tego, że wszystko może się zmienić, nie dziwi wcal...

Czytaj więcej

5 Zasad kierowania zespołem

Zapraszamy do zapoznania się z 5 poradami dla menedżerów kierujących zespołami. Zasady opracował Paweł Wojciechowski trener, autor...

Czytaj więcej

Skuteczna motywacja pracowników

Motywowanie pracowników jest jednym z najważniejszych zadań każdego pracodawcy. Dlaczego? Ponieważ im pracownicy są bardziej zmoty...

Czytaj więcej

Motywowanie pracowników. Wszystko, co manager powinien wiedzieć i umieć

Oddajemy w Państwa ręce ebook "Motywowanie pracowników. Wszystko, co manager powinien wiedzieć i umieć" przygotow...

Czytaj więcej

Zarządzanie pracownikami. Łatwo, prosto i przyjemnie? Przegląd stylów kierowania dla menedżerów

Pytanie postawione w tytule tego artykułu jest o tyle nietypowe, co frapujące. Każdy, kto kiedykolwiek zarządzał zasobami ludzkimi, czyli...

Czytaj więcej

Udane i praktyczne szkolenie z zarządzania zespołem sprzedażowym

Bardzo udaną premierę rynkową miał program szkolenia z zarządzania zespołami handlowymi (sprzedażowymi) przygotowany przez trenera i eksp...

Czytaj więcej

Dylematy współczesnego lidera

Wielu liderów nie przyznaje się do strachu ... Jeśli szef zespołu stosuje "siłowe rozwiązania", prędzej czy później poczuje...

Czytaj więcej

Informacja zwrotna

Pani Wiesława... pierwsza osoba, od której uczyłam się standardów zarządzania, gdy zacząłem moją pierwszą pracę. Pierwsza p...

Czytaj więcej

Porozmawiaj z nią... Menedżerskie style zarządzania

Niedawno rozmawiałem z Anną, nowo mianowaną dyrektor dużego centrum informacyjnego. Kiedy się spotkaliśmy odniosłem wrażenie, że rozmawia...

Czytaj więcej

Wirtualny Menedżer - czy nim jesteś?

Sprzedaż, konsulting, szkolenia, rozwój produktów, e-commerce i wiele innych obszarów z rzeczywistości globalnego bi...

Czytaj więcej

Wyznaczanie celów z zespołem

Właściwe ukierunkowanie strategiczne pozwoli uzyskać wymierne korzyści wpływające na efektywność pracy zespołu min.: członkowie zespołu z...

Czytaj więcej

Planowanie strategiczne - kto pyta... ten Strategic Quest Questions™ (SQQ)

Sztuka zadawania właściwych pytań stała się dzisiaj jedną z podstawowych umiejętności w zarządzaniu firmą. Einstein twierdził, że to co r...

Czytaj więcej

Czego pracownicy oczekują od lidera?

Przed przystąpieniem do budowania zespołu każdy lider powinien sobie zadać kluczowe pytanie "Czego oczekują ode mnie moi pracownicy?". Cz...

Czytaj więcej

Konflikt w zespole - rozpoznanie sytuacji

Różnice w opiniach, to nic niezwykłego w pracy z dynamicznym zespołem. Ale nieporozumienia nie zawsze muszą oznaczać konflikty. Zd...

Czytaj więcej

Jak budować zaufanie w zespole?

Sposób, w jaki buduje się zaufanie w zespole jest jednym z najbardziej znaczących elementów wpływających na osiągane przez ...

Czytaj więcej

Key Performance Indicators (KPI) w rozwoju strategicznym

KPI - kluczowe wskaźniki wydajności (ang. Key Performance Indicators) - to wybrana kompozycja wskaźników, odnosząca do kompleksowe...

Czytaj więcej