Jak budować zaufanie w zespole?

Sposób, w jaki buduje się zaufanie w zespole jest jednym z najbardziej znaczących elementów wpływających na osiągane przez zespół wyniki. Ponieważ zespoły wirtualne zwykle tworzą się i kończą wspólne działania szybko, zaufanie musi być zbudowane natychmiast. Bardzo istotna jest, jakość pierwszego kontaktu, który nadaje ton dalszej współpracy. Poziom zaufania zależy przede wszystkim od indywidualnej tolerancji oraz doświadczeń, ale niezależnie od tego ludzie są skłonni obdarzać zaufaniem tych, którzy działają w sposób kompetentny, zachowują spójność w tym, co robią oraz wykazują chęć w zaangażowanie się w pomoc innym. Dlatego można stwierdzić, że te trzy czynniki muszą być obecne w zespole, aby można było mówić o budowaniu zaufania.

Kompetencje w budowaniu zaufania

Jeżeli lider zespołu, albo jego członek pokażesz, chociaż niewielkie zachowanie wskazujące na niekompetencję może to spowodować utratę zaufania. Członkowie zespołu muszą być pewni, że zespół pracuje efektywnie. Żadne inne fakty nie skompensują braku kompetencji. Skuteczność pracy w zespole wirtualnym zależy przede wszystkim od kompetencji jego członków, ludzie są dobierani do zespołów na podstawie kompetencji, ma to zapewnić wysoka efektywność zespołu. Warunki do zbudowania relacji w zespole wirtualnym są utrudnione, to, że członkowie zespołu nie kontaktują się wzajemnie ogranicza możliwości zaangażowania emocjonalnego i bliższego poznania się na gruncie nieformalnym. Nie maja wygodnej bazy, zbudować relacje, dlatego członkowie zespołu oceniają się przede wszystkim na podstawie kompetencji.

Jednak kompetencje muszą mieć poparcie w postaci realizowanych zobowiązań. Obiecywanie czegoś; spotkania, materiałów, maila i nie dostarczenie tego albo dostarczenie z opóźnieniem powoduje utratę zaufania. Jest to szczególnie istotne w zespołach wirtualnych. Być może poświęcałeś czas na inne czynności ważne dla zespołu i stąd twoje opóźnienie, ale twoi współpracownicy nie są w stanie ocenić czy faktycznie tak było, ponieważ nie maja dostępu do kontekstu całej sytuacji.

Zadbaj o spójność w swoim postępowaniu

Zadbaj, aby twój system wartości był czytelny. Jeżeli w podobnej sytuacji raz postępujesz w określony sposób, a innym razem inaczej, możesz tym zdezorientować swoich współpracowników i zburzyć zaufanie. Gdy zobowiążesz się do czegoś, działaj tak jak wcześniej ustaliłeś, wszelkie zmiany bez poinformowania o nich i uzasadnienia mogą obniżyć poziom zaufania. Poczucie spójności jest związane z postrzeganiem kompetencji. Nie jest możliwe postrzeganie kogoś, jako kompetentnego, jeżeli brakuje mu spójności w działaniu.

Ważną częścią w okazywaniu spójności jest utożsamianie się z zespołem. Publiczne wypowiadanie się o słabościach zespołu, błędach w jego pracy, komentowanie zachowań innych członków zespołu, krytykowanie, jakości lub działania mające zły wpływ na reputację zespołu i są sygnałem informującym o braku spójności danej osoby - nawet, jeżeli takie działania są realizowane nieumyślnie.

Twój sposób komunikowania się z innymi, również ma wpływ na poczucie spójności. Zadbaj o to, aby wszystkie osoby otrzymywały informacje w tym samym czasie i nie pomijaj nikogo, kto powinien ją otrzymać. W środowisku wirtualnym łatwo jest dopuścić do sytuacji, gdzie dana osoba jest pomijana lub zostanie zapomniana. Informacje powinny by przekazywane w sposób zrównoważony pokazujący zarówno jej pozytywne jak i negatywne aspekty burzenie zaufania. Wykorzystuj techniki i narzędzia, które jak najlepiej pozwolą przekazać wszystkim te same informacje i otrzymać potwierdzenie, że zostały zrozumiane.

Kiedy w naszych kontaktach jest dużo niedomówień, braku otwartości i skrytych zamiarów może pojawić się dużo niekorzystnej dynamiki. A w sytuacji, kiedy nie możemy się spotkać twarzą w twarz i przedyskutować pewnych sytuacji tworzących niepokój jego odczuwanie przez inne osoby może być przesadne i powodować nasilenie niepozytywnych emocji opartych tylko o przypuszczenia.

Wspieraj i pomagaj innym

Większym zaufaniem obdarzamy osoby, które wspierają i pomagają innym. W wirtualnej współpracy, szczególnie na samym jej początku może to być związane z ułatwieniem wejścia do zespołu nowym członkom. Odpowiednim ich zaprezentowaniu i zrozumieniu ich roli w zadaniach zespołu. Również w sytuacji, kiedy osoba będzie musiała opuścić zespół lub przejść do innych zadań powinna móc liczyć na pomoc innych członków zespołu. Takie podejście będzie świadczyło o zaangażowaniu się w rozwój i karierę drugiej osoby.

Bardzo istotna jest świadomość wpływu swoich działań na prace i zachowanie innych. Jest to szczególnie istotne w wirtualnej współpracy, kiedy nie dostajemy szybkiego feedbacku o skutkach naszego postępowania i decyzji. Decyzje powodujące zły wpływ na innych członków zespołu lub otoczenie zespołu mogą obniżyć zaufanie w zespole. Wrażliwość na sytuacje innych ludzi i podejmowanie decyzji dopasowanych do tej sytuacji zwiększa poziom zaufania.

Kroki do zbudowania zaufania:

• Bądź uczciwy we wszystkim, co robisz. Jeżeli uczciwość zastąpisz kompromisem, stracisz zaufanie.
• Bądź szczery i prostolinijny ludzie chcą wiedzieć, co naprawdę myślisz. Dając zrównoważony i wiarygodny feedback budujesz zaufanie.
• Unikaj sarkazmu, żartów i uszczypliwości w twoich kontaktach na odległość. Wszystko, co powiesz będąc „podenerwowany” za pośrednictwem maila, telekonferencji lub poczty głosowej może być źle zinterpretowane bez szansy na skorygowanie.
• Utrzymuj poufność. Nie pozwalaj sobie na rozpowszechnianie poufnych informacji.
• Rozmawiaj regularnie z członkami twojego zespołu planuj okresowe spotkania, kiedykolwiek to możliwe, wykorzystaj każdą chwile do spotkania się i rozmowy.
• Wykorzystuj każda dostępną technologię, aby być obecnym i widocznym wśród członków swojego zespołu.
• Poświęć czas na rozmowę o rzeczach niezwiązanych z pracą, pamiętaj również o specjalnych okazjach i wydarzeniach dotyczących członków twojego zespołu.
• Notuj swoje obietnice i zobowiązania, jakie poczyniłeś. Sprawdzaj je często. Zapytaj kolegów co mógłbyś zrobić aby być bardziej sumiennym w ich oczach,– i zrób to.

Autor:

Tomasz Krzemiński